Ein Verfahren zur Echtheitsbescheinigung ist die Beglaubigung mit der sogenannten „Haager Apostille“. Eine Apostille wird für die Staaten benötigt, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961). In diesem Fall erteilt eine dazu bestimmte deutsche Behörde die Apostille auf der Urkunde. Eine Beteiligung des Konsularbeamten ist nicht mehr erforderlich.

Die Beglaubigung ist ein weiteres Verfahren der amtlichen Bestätigung, das von einer bestimmten deutschen Behörde auf der inländischen öffentlichen Urkunde vorgenommen wird. Danach erfolgt die Legalisation der beglaubigten öffentlichen Urkunden. Diese erfolgt durch einen Beamten der Botschaft oder des Konsulats des Staates, in dem die Urkunde benötigt wird. Einige Auslandsvertretungen verlangen vor der Legalisation eine Endbeglaubigung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg.

Die Bezirksregierung Detmold beglaubigt alle im Regierungsbezirk Detmold ausgestellten öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind.

Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum CIEC-Verfahren und zur EU-Apostillen-Verordnung.

Öffentliche Urkunden sind beispielsweise

• Aufenthalts-, Melde- oder Ledigkeitsbescheinigungen; Ausstellungsdatum nicht älter als 3 Monate
• Personenstandsurkunden wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden und ähnliche; Empfehlung: Ausstellungsdatum nicht älter als 6 Monate
• Urkunden der Jugendämter wie beispielsweise Vaterschaftsanerkennungen; eine Beglaubigung kann nur im schriftlichen Verfahren erfolgen
• Ärztliche Bescheinigungen müssen vorab von der Ärztekammer Westfalen-Lippe vorbeglaubigt werden.
• Hochschulurkunden wie Diplome, Semesterbescheinigungen und ähnliche müssen durch die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter des Studierendensekretariats vorbeglaubigt werden
• Kopien werden nur akzeptiert, wenn sie im Studierendensekretariat amtlich beglaubigt wurden.
• Schulzeugnisse; eine Beglaubigung kann nur im schriftlichen Verfahren erfolgen, Kopien sind zuvor vom Aussteller des Originalzeugnisses amtlich zu beglaubigen
• Zertifikate der Veterinärämter
• Bescheinigungen der Finanzämter (z. B. Ansässigkeitsbescheinigungen)
• Bitte geben Sie bei der Vorlage von Bescheinigungen für Griechenland immer Ihre Steuernummer mit an. Diese Bescheinigungen können nur im schriftlichen Verfahren bearbeitet werden.
• Jagdscheine für die Tschechische Republik – es kann nur eine von der Unteren Jagdbehörde amtlich beglaubigte Kopie für die Tschechische Republik apostilliert werden.

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster des Übereinkommens der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.

Sie erhalten für diese Urkunden keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke.

Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden – Formular A, B, C) für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisations­zwecke erhalten, sind:

Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Estland, Frankreich, Italien, Kap Verde, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse), für die Sie keine Apostille oder Beglaubigung für Legalisationszwecke erhalten, sind:

Griechenland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.

Durch Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union (EU-Apostillen-Verordnung) am 16. Februar 2019 werden folgende Urkunden von der Pflicht zur Apostillierung befreit:

• Geburtsurkunden
• Lebendbescheinigungen
• Sterbeurkunden
• Namensurkunden
• Eheurkunden (einschließlich Ehefähigkeitszeugnis und Familienstand)
• Urkunden bzw. Beschlüsse zur Ehescheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes oder Ungültigkeitserklärung einer Ehe
• Urkunden über eine eingetragene Partnerschaft (einschließlich der Bescheinigung zur Fähigkeit, eine eingetragene Partnerschaft einzugehen, und Status der eingetragenen Partnerschaft)
• Urkunden bzw. Beschlüsse zur Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, Trennung ohne Auflösung der eingetragenen Partnerschaft oder Ungültigkeitserklärung der eingetragenen Partnerschaft
• Abstammungsurkunden
• Adoptionsurkunden
• Meldebescheinigungen
• Staatsangehörigkeitsurkunden
• Bescheinigungen zur Vorstrafenfreiheit
• Öffentliche Urkunden bezüglich des aktiven und passiven Wahlrechts bei Kommunalwahlen und Wahlen zum Europäischen Parlament

Die Europäische Union umfasst folgende Länder:

Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn und Zypern.

Den Bezirksregierungen ist bekannt, dass sich in Verfahren der Überprüfung der Echtheit von Approbationen die ausländischen Gesundheitsbehörden der Länder des mittleren Osten des Dienstleisters DataFlow Group bedienen. Ärzte, welche beispielsweise in arabischen Staaten tätig werden möchten, werden im Rahmen eines Lizenzverfahrens der dortigen Gesundheitsbehörde auf die Internetseite des Dienstleisters DataFlow Group geleitet, um die entsprechenden erforderlichen Dokumente und Approbationsurkunden auf ihre Echtheit überprüfen zu lassen.

Dieses Überprüfungsverfahren steht der gängigen Verwaltungspraxis in NRW entgegen. Denn für eine ärztliche Tätigkeit im Ausland ist eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, ein sogenanntes "Certificate of good standing" - COGS - bei der jeweiligen Bezirksregierung zu beantragen, in deren Zuständigkeitsbereich die Ärztin oder der Arzt zuletzt tätig war. Das COGS ist international anerkannt und bestätigt, dass gegen den Arzt oder die Ärztin keine berufs- oder disziplinarrechtlichen Maßnahmen getroffen oder eingeleitet worden sind. Es wird als gängiges Verfahren für Ärztinnen und Ärzte, welche beispielsweise in den USA, England, der Schweiz oder Australien tätig werden möchten, akzeptiert.

Mit Blick auf die Verwaltungspraxis bitte ich Sie um Verständnis dafür, dass eine E-Mail-Nachricht von den jeweiligen Bezirksregierungen gegenüber der DataFlow Group als einzige Bestätigungsform und als Nachweis der Echtheit der Approbation nicht genügt.

Bitte wenden Sie sich in dem Überprüfungsverfahren an die für Sie verantwortliche Bezirksregierung in Nordrhein-Westfalen, Dezernat 24. Die Bezirksregierungen sind vom Gesundheitsministerium informiert worden, dass die Antragstellerinnen und Antragsteller bereits in einem frühen Stadium ihres Antrags auf das Erfordernis des COGS hinzuweisen sind.

Anfragen von Dienstleistern, wie z. B. DataFlow Group, zur Bestätigung der Echtheit dort vorgelegter Urkunden und Dokumente oder ob die ausstellende Behörde die Ausstellung bestätigt oder der Sachbearbeiter tatsächlich zur Ausstellung berechtigt war, werden in keinem Fall beantwortet, auch wenn eine schriftliche Einverständniserklärung des Bewerbers zur Auskunftserteilung vorgelegt wird.

Die Dokumente können mit einem formlosen Antrag (DIN A 4) schriftlich der Bezirksregierung zugesandt werden. Wichtig sind die Absenderangabe und die Angabe des Landes, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll. Es ist ratsam, die Auslandsbeglaubigung frühzeitig zu beantragen. Von Sachstandsanfragen oder Eingangsbestätigungen bitten wir im Interesse einer zügigen Bearbeitung abzusehen.

Für die Bearbeitung muss die Urkunde im Original eingereicht werden. Da alle Eingangspost automatisch gescannt wird, reichen Sie uns Ihre Dokumente möglichst mit unserem Antragsformular ein. Falls es Ihnen nicht möglich ist, fertigen Sie einen eigenen Antrag (großes Blatt, DIN A 4 - keine kleinen Zettel) nach Vorgabe unseres Antragsformulars an. Wichtig: Bitte vermerken Sie deutlich Originaldokumente – NICHT scannen auf dem Antrag.

Ohne detaillierten Antrag (Name, Anschrift, Angabe des Landes, Unterschrift) können Ihre Dokumente nicht bearbeitet werden. Oder Sie verwenden unser Antragsformular, siehe Downloads.

• Führungszeugnis (Auszug aus dem Bundeszentralregister) zuständig: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg beziehungsweise Bundesamt für Justiz (bei Beglaubigungen)
• Urkunden von Bundesbehörden: Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten in Brandenburg oder die jeweilige Bundesbehörde selbst
• Gerichtliche Urkunden (beispielsweise Scheidungsurteile): Vorbeglaubigung durch Amtsgericht, danach Landgericht
• Private Urkunden, wie beispielsweise Vollmachten - nach notarieller Beglaubigung: Landgericht
• Übersetzungen von allgemein ermächtigten Übersetzern: Landgericht
• Ausländische Urkunden: Das jeweilige Land, aus dem die Urkunde stammt