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Bezirksregierung erweitert Scankompetenz: BSI-zertifiziert als erste Landesbehörde Deutschlands

Detmold (22. August 2019). Nordrhein-Westfalen soll Schrittmacher Deutschlands in der Digitalisierung sein – auch mit seinen Verwaltungen. Die Bezirksregierungen sind dabei der Vorreiter für die Umstellung auf elektronische Verfahren. Professor Dr. Andreas Pinkwart, Minister für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, hat am Donnerstag, 22. August, zusammen mit Regierungspräsidentin Marianne Thomann-Stahl eine neue Serviceeinrichtung der Bezirksregierung in Detmold besichtigt: die Digitalisierung des Posteingangs.

Tausende Briefe, Formulare und Dokumente gehen täglich bei der Bezirksregierung ein. Kistenweise Papier wird sortiert, zugeordnet und in der Behörde verteilt. Doch von Juli an sollen nach und nach nur noch die Informationen weiterwandern. Das Papier wird im Archiv verstaut. „Ersetzendes Scannen“ heißt diese Transformation. Die Bezirksregierung hat dafür eigens eine Servicestelle geschaffen. Und dies nicht nur für die eigene Post: Auch für den Eingang eines Teils der Landesfinanzverwaltung und für das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie produzieren die Mitarbeiter die so genannten Digitalisate.

„Die Landesregierung will den eigenen Digitalisierungsprozess beschleunigen, die digitalen Service-Angebote für die Bürgerinnen und Bürger deutlich ausbauen und den Beschäftigten attraktive und zukunftsorientierte Arbeitsplätze bieten“, sagte Minister Pinkwart. „Die Bezirksregierung Detmold hat mit der neuen Scanstelle ein hervorragend aufgestelltes Pilotprojekt erarbeitet, das künftig flächendeckend zur Anwendung kommen soll.“ Insgesamt plane die Landesregierung bis zum Jahr 2025 die 120.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ministerien und 550 Landesbehörden in die Lage zu versetzen, nicht nur ihre Angebote für Bürger und Unternehmen online anzubieten, sondern die Vorgänge auch intern von Anfang bis Ende digital zu bearbeiten, so der Minister.

Regierungspräsidentin Marianne Thomann-Stahl sagte: „Die Region Ostwestfalen-Lippe beweist seit vielen Jahren, dass sie die Digitalisierung maßgeblich vorantreibt, nicht zuletzt im Bereich der ‚Industrie 4.0‘. Es zählt zu unserem Selbstverständnis als Bezirksregierung hier in Ostwestfalen-Lippe, dass wir für die ‚Verwaltung 4.0‘ ebenfalls einen wesentlichen Teil zu deren Entwicklung beisteuern.“ Die Digitalisierung der Post solle schrittweise auch für weitere Landesbehörden übernommen werden.

Bundesamt zertifiziert sicheren Ablauf

Das so genannte ersetzende Scannen dient der Digitalisierung der Posteingänge und erlaubt somit eine medienbruchfreie Bearbeitung der Post. Digitale Dokumente werden künftig ähnlich verwaltet wie ihre Papiervorgänger: Es lassen sich auch digital so genannte Postmappen und ganze Akten erstellen.

Doch ist das Verfahren auch sicher? Der Digitalisierungsbeauftragte der Bezirksregierung, Dr. Malte Wietfeld, erläutert: „Sämtliche Räume können nur mit einer elektronischen Zutrittsberechtigung betreten werden. Die Fenster sind nach außen gegen Einsicht foliert.“ Zudem seien spezielle Geräte installiert worden, die vor dem Scannen einen individuellen Code auf das Papier drucken. So sei sichergestellt, dass die analoge Dokumentenlage nicht verloren geht. „Anhand dieses Imprints können Papierdokumente zwei Monate lang aus dem Archiv herausgesucht und zugeschickt werden, bevor die Dokumente vernichtet werden“, so Wietfeld.

Diese und viele weiteren Vorkehrungen machten das Verfahren sicher. Das hat auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) attestiert und der Bezirksregierung Detmold Ende 2018 als erste Landesbehörde Deutschlands ein entsprechendes Zertifikat ausgestellt.

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